Việc lập, sử dụng hóa đơn dường như là công việc thường nhật của 1 kế toán viên khi thực hiện những giao dịch hàng hóa, dịch vụ giữa những công ty, doanh nghiệp. Vì thế, khi những với quy định mới về hóa đơn trong khoảng các sắc thuế thì đề nghị các người làm cho kế toán phải nắm bắt kịp thời để ko làm tác động tới đơn vị của mình lúc làm cho không đúng sở hữu quy định. Nhằm giúp các bạn kế toán viên cập nhật quy định mới và hướng dẫn chi tiết cách thức lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) theo đúng quy định, Kế toán Việt Hưng – lamketoan.vn xin hướng dẫn các bạn qua bài viết sau.
Đầu tiên, trước khi tiến hành lập, chúng ta nên quan tâm một số nguyên tắc lập hóa đơn được quy định tại Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC.
1. Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT
– doanh nghiệp, hộ, cá nhân buôn bán chỉ được lập hóa đơn giá trị gia tăng và ủy quyền người mua hàng hóa, nhà cung cấp những cái hóa đơn theo chỉ dẫn tại Thông tư này.
– Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, nhà sản xuất, bao gồm cả những trường hợp hàng hóa, nhà cung cấp dùng để khuyến mãi, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, nhà sản xuất sử dụng để cho, biếu, tặng, luận bàn, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp diễn giai đoạn sản xuất); xuất hàng hóa dưới những hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.
Nội dung trên hóa đơn giá trị gia tăng phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; ko được tẩy xóa, sửa chữa; phải sử dụng cộng màu mực, dòng mực ko phai, ko dùng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tiếp, không đứt quãng, ko viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính giả dụ mang phần còn trống trên hóa đơn thì không hề gạch chéo.
– Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn mang cộng 1 số.
– Hóa đơn được lập theo trật tự liên tục từ số nhỏ tới số to.
Trường hợp đơn vị buôn bán mang nhiều tổ chức trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc rộng rãi cơ sở nhận ủy nhiệm cùng tiêu dùng hình thức hóa đơn đặt in mang cộng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì doanh nghiệp buôn bán phải mang sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng doanh nghiệp trực thuộc, từng cơ sở vật chất nhận ủy nhiệm. Những doanh nghiệp trực thuộc, hạ tầng nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo trật tự từ số nhỏ đến số lớn trong khuôn khổ số hóa đơn được phân chia.
- Cách lập bảng kê kèm theo hóa đơn GTGT
- Thông báo phát hành hóa đơn GTGT
- Cách xử lý trường hợp mất hóa đơn GTGT, hóa đơn tài chính
Trường hợp tổ chức kinh doanh có rộng rãi cơ sở bán hàng hoặc đa dạng cơ sở vật chất được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng 1 cái hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử mang cùng ký hiệu theo phương thức tầm nã xuất tự nhiên trong khoảng 1 máy chủ thì công ty buôn bán phải với quyết định phương án cụ thể về việc tróc nã xuất trùng hợp của những cơ sở bán hàng và doanh nghiệp được ủy nhiệm. Trật tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của công ty buôn bán.
Mẫu hóa đơn trị giá gia tăng (GTGT) được lập theo Thông tư 39/2014/TT-BTC
2. Phương pháp ghi một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn GTGT
⇒ Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn.
– Đối có bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền với hoặc quyền dùng hàng hoá cho các bạn, ko phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Đối sở hữu sản xuất dịch vụ là ngày hoàn thành việc sản xuất nhà cung cấp, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp công ty sản xuất nhà sản xuất thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi sản xuất nhà sản xuất thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
– Đối với vun đắp, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao dự án, hạng mục dự án, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn tất, ko phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
+ Đối mang hóa đơn lần đầu là ngày chuyển giao quyền có hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
+ Đôi có hóa đơn điều chỉnh, hàng bán bị trả lại… là ngày bây giờ. Thường ngày sẽ trùng với ngày lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai, hay là ngày trả lại hàng hóa.
⇒ Tiêu thức “Tên, liên hệ, mã số thuế của người bán”, “tên, liên hệ, mã số thuế của người mua”:
ghi tên phần nhiều hoặc tên viết tắt theo giấy chứng thực đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.
Trường hợp công ty bán hàng sở hữu đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, liên hệ, mã số thuế của doanh nghiệp trực thuộc. Trường hợp doanh nghiệp trực thuộc ko với mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.
Trường hợp khi bán hàng hóa, cung cấp nhà cung cấp trong khoảng 200.000 đồng trở lên mỗi lần, quý khách không lấy hóa đơn hoặc ko phân phối tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua ko lấy hóa đơn” hoặc “người sắm không sản xuất tên, liên hệ, mã số thuế”.
Riêng đối có các công ty bán sỉ xăng dầu, ví như khách hàng ko yêu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày công ty phải lập chung 1 hóa đơn cho tổng doanh thu các bạn ko lấy hóa đơn phát sinh trong ngày.
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên trục đường phố, thị trấn, phố, huyện, huyện, đô thị, xác định được chính xác tên, liên hệ tổ chức và thích hợp mang đăng ký buôn bán, đăng ký thuế của đơn vị.
⇒ Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, nhà sản xuất, doanh nghiệp tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”: ghi theo quy trình tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ không (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập sử dụng máy tính ví như mang phần còn trống trên hóa đơn thì ko phải gạch chéo.
Trường hợp người bán quy định mã hàng hóa, nhà sản xuất để điều hành thì khi ghi hóa đơn giá trị gia tăng phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa.
các cái hàng hóa cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền với thì phải ghi trên hóa đơn các dòng số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà lúc đăng ký luật pháp có bắt buộc. Ví dụ: số sườn, số máy của ô tô, mô tô; liên hệ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ…
những dòng hàng hóa, nhà sản xuất đặc trưng như điện, nước, điện thoại, xăng dầu, bảo hiểm…được bán theo kỳ nhất quyết thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ phân phối hàng hóa, nhà sản xuất.
⇒ Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”
Trường hợp thủ trưởng doanh nghiệp ko ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy giao cho của thủ trưởng tổ chức cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của công ty vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
⇒ Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”
Riêng đối có việc tậu hàng ko trực tiếp như: tậu hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì quý khách hàng không khăng khăng phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Lúc lập hóa đơn tại tiêu thức “người sắm hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
lúc lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp nhà sản xuất ra nước ngoài, trên hóa đơn ko nhất thiết phải với chữ ký của khách hàng nước ngoài.
⇒ Đồng tiền ghi trên hóa đơn: đồng bạc ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam.
Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền trả tiền được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
Ví dụ: 10.000 USD – Mười nghìn đô la.
Người bán cùng lúc ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị phần ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban bố tại thời điểm lập hóa đơn.
Trường hợp ngoại tệ thu về là mẫu không mang tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo có một mẫu ngoại tệ được nhà băng Nhà nước Việt Nam ban bố tỷ giá.
